Hemmakontor och rättvis balans i pandemins spår

Covid-19 blev en utmaning inte bara affärsmässigt men också på medarbetarnivå hos Aritco. På huvudkontoret ryms både hissproduktion och traditionella kontorsplatser under samma tak. Det sammansvetsade teamet splittrades när hälften förordnades hemmakontor enligt Folkhälsomyndighetens riktlinjer. Vi möter VD Martin Idbrant som menar att företagskultur byggs av närvaro och berättar hur man på Aritco har löst gemenskapen när kollegor inte får träffas.

Hjärtat hos Aritco Lift är det 12 000 kvadratmeter stora produktionsområdet där det årligen produceras 4 000 hissar. I samma byggnad på en mindre yta är vyn öppen aktivitetsbaserad kontorsmiljö och arbetsplats för resterande medarbetare. I gemensamma utrymmen som lunchmatsal, gym och sällskapsutrymmen möts ett sammansvetsat Aritco-team. Sedan mer än ett år är dock kollegorna splittrade då hälften har hemmakontor och övriga jobbar kvar med produktionsnära uppgifter.

I en serie intervjuer möter vi VD Martin Idbrant för ett samtal i spåren av pandemin. Här berättar han om vikten av gemenskap trots fysisk distans, om rättvisa och affärskritiska åtgärder.

“Vi har en produktion som måste fortsätta om Aritco ens ska ha en produkt att sälja. Vi kommunicerade tidigt till hela organisationen vilka arbetsuppgifter som är kritiska att ha på plats och varför. Det är viktigt att skapa en förståelse att det inte är av orättvisa som vissa måste jobba på plats och vissa måste jobba hemifrån – det är styrt av funktion och inte person.”

Med medarbetare i flera länder och världsdelar blev det oundvikligt att pandemin skulle påverka dem olika vid olika tidpunkter. Kommunikation och transparens har alltid varit A och O för Aritco, och nu sattes de ordentligt på prov.

“Vi har blivit mycket bättre i vår kommunikationsstruktur” berättar Martin och fortsätter ”inte bara kring affärsläget men också kring projekt och andra gemensamma intressen där vi tidigare har haft en mer informell spridning av kommunikationen. Tidigare har de som velat veta mer förväntats att själva söka upp den information de behöver.”

När merparten av medarbetarna under pandemin jobbar hemifrån behöver all information bli mer formaliserad och strukturerad. Inte bara försäljning, mål och budget presenteras, men också mjuka värden som hur pandemin påverkade medarbetare på olika lokalt kontor.

”Jag är oerhört stolt över det arbete våra chefer har gjort under pandemin. Dels drivs det en mängd tvärfunktionella projekt som kopplar ihop medarbetare från olika avdelningar, dels så jobbar våra chefer aktivt med sina respektive team för att säkerställa motivation men också psykisk hälsa. Utöver detta så schemalagde vi möten för hela vår globala organisation var 14:e dag – där vi uppdaterade men också delade information om lyckade initiativ, projekt etc.” beskriver Martin

I en global organisation beskriver Martin att man är vana vid att kommunicera digitalt såväl med medarbetare som partners, men bekräftar att svårigheter dyker upp oavsett hur bra samarbetet är. Då finns det inget som slår ett personligt möte.

“Blir det en fnurra på tråden så har vi tidigare avtalat en tid för att mötas. Man tar ett möte, kanske även en middag, diskuterar, lyssnar och skakar hand. Det brukar lösa sig då. Nu har det inte gått att göra. En relation och ett förtroende består av känslor och mjuka värden, inte bara av hårda fakta” beskriver han.

Flera olika språk och kulturer bidrar till utmaningar. Att inte ha möjlighet till personliga möten påverkar de utmaningarna.

“Min erfarenhet är att det är svårare att vara nyanserad på ett andra eller tredje språk, speciellt i skrift. I strävan att vara tydlig blir man ofta väldigt koncis men också kantig i ett språk som inte är modersmål. Detta kan uppfattas som arrogant eller oförskämt. Ett högt medvetande om detta minskar naturligtvis intolerans – men jag ser verkligen fram emot att kunna träffa alla kontaktytor igen och ta igen förlorad tid i relationsskapandet.”

I mer än ett år har hälften av medarbetarna på huvudkontoret jobbat hemifrån. Hur ser framtidens arbetsplats ut för Aritco?

”Det finns två komponenter att beakta” berättar Martin. ”Ena är att erbjuda så stor flexibilitet som möjligt för medarbetare med arbetsuppgifter som är möjliga att utföra annanstans än på kontoret. Samtidigt vill vi driva en stark företagskultur som är en viktig nyckel för vår framgång, vilket ökar komplexiteten. Jag är övertygad om att det krävs fysisk närvaro för att bygga en företagskultur med respekt, engagemang och teamwork som ledord.”

Martin konstaterar att tvärfunktionella kontakter behövs för att förbättra kultur och kundupplevelser. Den övertygelsen fanns med redan långt före pandemin när Aritco flyttade till nytt modernt kontor med större flexibilitet och en tydlig vision om att maximera teamwork generellt och tvärfunktionella samarbeten och innovationer specifikt.

“2018 ändrade vi fundamentalt hur vi tänker gällande det fysiska kontoret. Ingen på Aritco har en fast plats, det gäller även mig” säger Martin.

”Detta medförde en total förändring av vår IT-struktur av hårdvara, mjukvara och lagring. Vi har också haft en fördel, i en global organisation har vi varit tvungna att arbeta med digitala kontaktytor. Pandemin har orsakat en acceleration av beteendet, inte varit ett startskott för det” avslutar Martin.

Aritco har som arbetsplats certifieringen ”A Great Place To Work”. Trots ett fysiskt splittrat team så är Martin Idbrant trygg i att gemenskapen och den enhetliga riktningen mot gemensamt mål kommer bestå. Men, det finns ett men.
”Jag saknar kaffemaskinsamtalen”.

I den sista delen av intervjuserien resonerar Martin om framtiden i pandemins fotspår och vikten av subtila nyanser.

Intervjuserie med vd Martin Idbrant
Läs övriga två intervjuer med Martin, klicka på plattorna nedan: